Aufwendungsersatz im Maklerrecht

Was genau ist der Aufwendungsersatz?

Der Aufwendungsersatz ist ein Anspruch des Maklers auf Erstattung der Kosten, die ihm bei der Bearbeitung eines konkreten Auftrags tatsächlich entstanden sind. Denken Sie an Inseratskosten, Fahrtkosten zu Besichtigungsterminen, Kosten für professionelle Fotos oder die Erstellung von Exposés. All das sind typische Aufwendungen, die ein Makler aus eigener Tasche vorstreckt.

Der entscheidende Unterschied zur Maklerprovision: Die Provision ist erfolgsabhängig — sie fließt erst, wenn tatsächlich ein Kauf- oder Mietvertrag zustande kommt. Der Aufwendungsersatz kann dagegen auch dann verlangt werden, wenn das Geschäft am Ende nicht zustande kommt.

Die gesetzliche Grundlage: § 652 Abs. 2 BGB

Die Rechtsgrundlage ist knapp und klar. § 652 Abs. 2 BGB lautet:

„Aufwendungen sind dem Makler nur zu ersetzen, wenn es vereinbart ist. Dies gilt auch dann, wenn ein Vertrag nicht zustande kommt."

Zwei Dinge sind hier entscheidend. Erstens: Ohne ausdrückliche Vereinbarung gibt es keinen Aufwendungsersatz. Er entsteht nicht automatisch mit dem Maklervertrag. Zweitens: Der Anspruch ist erfolgsunabhängig — er greift auch dann, wenn der vermittelte Hauptvertrag nie geschlossen wird.

Warum braucht es eine ausdrückliche Vereinbarung?

Das Gesetz schützt den Maklerkunden bewusst. Ohne eine klare Abrede schulden Sie als Auftraggeber dem Makler bei einem gescheiterten Verkauf gar nichts — keine Provision, keinen Kostenersatz, nichts. Der Makler trägt das sogenannte Produktionsrisiko: Er investiert Zeit und Geld, ohne zu wissen, ob am Ende ein Abschluss steht. Bleibt der Erfolg aus, gleicht er die Verluste normalerweise durch Provisionen aus erfolgreichen Geschäften aus.

Gerade deshalb ist die Aufwendungsersatzvereinbarung für viele Makler so wichtig. Sie bietet zumindest ein Sicherheitsnetz für die tatsächlich angefallenen Kosten.

Was darf der Makler abrechnen — und was nicht?

Hier wird es in der Praxis heikel. Erstattet werden dürfen nur konkret auftragsbezogene Kosten, also Ausgaben, die dem Makler speziell für Ihren Auftrag entstanden sind. Dazu gehören typischerweise Kosten für Inserate und Werbemaßnahmen (je nach Portal etwa 50 bis 200 Euro pro Anzeige), Fahrtkosten zu Besichtigungen (0,30 Euro pro Kilometer), Ausgaben für professionelle Fotografien (100 bis 300 Euro) und Exposé-Erstellung (50 bis 150 Euro) sowie Porto- und Kopierkosten.

Nicht erstattungsfähig sind dagegen allgemeine Betriebskosten des Maklers. Anteilige Büromiete, Personalkosten, Telefongebühren oder sonstige Gemeinkosten gehören zum normalen Geschäftsrisiko. Auch den eigenen Zeitaufwand — etwa Stunden für Besichtigungen oder Verhandlungen — darf der Makler nicht als Aufwendungsersatz abrechnen.

Vorsicht bei pauschalen Klauseln in den AGB

Besonders brisant ist die Frage, wie der Aufwendungsersatz im Maklervertrag formuliert wird. Grundsätzlich kann die Vereinbarung mündlich, schriftlich oder auch in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) getroffen werden. Doch gerade bei AGB-Klauseln schauen die Gerichte sehr genau hin.

Die Rechtsprechung ist hier streng: Eine AGB-Klausel zum Aufwendungsersatz muss sich wirklich und ausschließlich auf den Ersatz konkreter, nachgewiesener Kosten beziehen. Wird im Gewand des Aufwendungsersatzes in Wahrheit eine erfolgsunabhängige Provision vereinbart, ist die Klausel unwirksam. Das ergibt sich aus § 307 Abs. 2 Nr. 1 BGB, der pauschale Klauseln verbietet, die vom gesetzlichen Leitbild des Maklervertrags abweichen.

Das OLG Frankfurt macht die Grenzen deutlich

Ein vielbeachtetes Urteil des OLG Frankfurt am Main (Az. 19 U 134/23) aus dem Jahr 2024 hat die Grenzen noch einmal klar gezogen. Ein Hauseigentümer hatte eine Maklerin mit dem Verkauf seines Einfamilienhauses beauftragt. Als er seine Verkaufsabsicht nach einigen Monaten aufgab, stellte die Maklerin ihm über 11.000 Euro in Rechnung — vor allem für geleistete Arbeitsstunden und anteilige Bürokosten.

Das Gericht gab dem Eigentümer Recht und erklärte die AGB-Klausel zum Aufwendungsersatz für unwirksam. Die Begründung: Die Klausel umfasste auch anteilige Bürokosten und ging damit über den Ersatz konkreter Aufwendungen hinaus. Außerdem stellte das Gericht klar, dass es keine Pflichtverletzung des Kunden darstellt, wenn er seine Verkaufsabsicht aufgibt. Der Maklerkunde bleibt Herr des Geschäfts und muss dem Makler dafür keinen Schadensersatz zahlen.

Mehr Spielraum bei Individualvereinbarungen

Die strengen Grenzen gelten vor allem für AGB-Klauseln. Anders sieht es aus, wenn Makler und Kunde den Aufwendungsersatz individuell aushandeln. Bei einer echten Individualvereinbarung — also einer Klausel, die nicht vorformuliert ist, sondern zwischen den Parteien frei verhandelt wurde — bestehen deutlich größere Gestaltungsspielräume. Hier können die Parteien auch weitergehende Regelungen treffen, etwa höhere Pauschalen oder einen erweiterten Kostenrahmen. Das ist vor allem für gewerbliche Auftraggeber relevant, die auf Augenhöhe mit dem Makler verhandeln.

Allerdings gilt auch hier: Eine als Aufwendungsersatz getarnte erfolgsunabhängige Provision bleibt problematisch. Und die Abgrenzung zwischen AGB und Individualvereinbarung ist in der Praxis oft strittig. Allein die Tatsache, dass eine Klausel handschriftlich ergänzt wurde, macht sie noch nicht zur Individualvereinbarung. Entscheidend ist, ob der Kunde tatsächlich Einfluss auf den Inhalt nehmen konnte.

Was bedeutet das für Pauschalen?

Auch pauschalierte Aufwendungsersatzansprüche sind nicht per se verboten — aber sie müssen maßvoll ausfallen. Die Rechtsprechung akzeptiert pauschale Höchstbeträge nur, wenn sie sich in etwa an den üblichen, tatsächlich anfallenden Kosten orientieren. Eine einheitliche Obergrenze haben die Gerichte allerdings nie festgelegt. Das OLG Frankfurt hat bereits ab 10 Prozent der zu erwartenden Provision eine Beurkundungspflicht nach § 311b BGB angenommen, der BGH sah die Grenze bei 20 Prozent, das OLG Hamburg sogar erst bei 25 Prozent. Auch unterhalb dieser Schwellen kann im Einzelfall eine notarielle Beurkundung erforderlich sein — nämlich dann, wenn die Pauschale auf den Maklerkunden einen mittelbaren Erwerbszwang ausübt.

Wann kippen Pauschalen vor Gericht?

Zur Orientierung: Die Instanzgerichte haben selbst vergleichsweise niedrige Pauschalen als unwirksam eingestuft. Eine Pauschale von 500 Euro beim Immobilienmakler oder 4.500 Euro beim Finanzmakler wurde jeweils als zu hoch und damit als verschleierte erfolgsunabhängige Provision gewertet. Kommt die Pauschale in die Nähe der für den Erfolgsfall vereinbarten Maklerprovision, stufen Gerichte sie regelmäßig als unzulässig ein — mit der Folge der Unwirksamkeit. Wer auf Nummer sicher gehen will, vereinbart deshalb den Ersatz der tatsächlich angefallenen Aufwendungen und verzichtet ganz auf Pauschalen.

Aufwendungsersatz und die Maklerkostenverteilung nach §§ 656a ff. BGB

Die seit Dezember 2020 geltenden Regelungen zur Verteilung der Maklerkosten (§§ 656a–656d BGB) betreffen den Aufwendungsersatz nicht. Das bedeutet: Die Halbteilungspflicht, nach der Käufer und Verkäufer die Maklerprovision beim Kauf von Wohnimmobilien hälftig teilen müssen, gilt ausschließlich für die Provision. Ein Makler kann also mit dem Käufer einen Aufwendungsersatz vereinbaren, ohne dass er eine entsprechende Vereinbarung auch mit dem Verkäufer treffen müsste — und umgekehrt.

Sonderfall Alleinauftrag: Aufwendungsersatz auch ohne Vereinbarung?

Normalerweise gibt es Aufwendungsersatz nur bei ausdrücklicher Abrede. Beim qualifizierten Alleinauftrag kann das anders sein. Übernimmt der Makler hier zusätzliche Leistungen, die über die reine Nachweis- oder Vermittlungstätigkeit hinausgehen — etwa die Aufstellung eines Teilungsplans oder die Vorbereitung einer Teilungserklärung — kann ein Aufwendungsersatzanspruch in analoger Anwendung der §§ 675, 670 BGB entstehen. Der Grund: Solche Zusatzleistungen gehen über den typischen Maklervertrag hinaus und nähern sich einem Geschäftsbesorgungsvertrag an. Für den Makler lohnt es sich dennoch, auch in diesen Fällen eine ausdrückliche Vereinbarung zu treffen — schon um Streit über die rechtliche Einordnung zu vermeiden.

Abgrenzung zur Reservierungsvereinbarung

Der Aufwendungsersatz wird in der Praxis gelegentlich mit der Reservierungsgebühr verwechselt. Beide Instrumente verfolgen aber unterschiedliche Zwecke. Beim Aufwendungsersatz geht es um die Erstattung tatsächlich entstandener Kosten. Eine Reservierungsvereinbarung dagegen verpflichtet den Kaufinteressenten zur Zahlung eines bestimmten Betrags dafür, dass der Makler das Objekt vorübergehend für ihn „reserviert" und nicht weiter anbietet. Damit stellt die Reservierungsgebühr keine Kostenerstattung dar, sondern eine erfolgsunabhängige Vergütung. In AGB ist sie nach ständiger Rechtsprechung regelmäßig unwirksam, weil sie vom gesetzlichen Leitbild des Maklervertrags abweicht.

Praxistipps für Maklerkunden

Rechnen Sie damit, dass Ihnen der Makler eine Aufwendungsersatzklausel im Vertrag vorlegt. Lesen Sie diese genau durch. Prüfen Sie, ob die Klausel nur konkrete, auftragsbezogene Kosten erfasst — oder ob sie auch allgemeine Betriebskosten oder den Zeitaufwand des Maklers einschließt. Im zweiten Fall haben Sie gute Chancen, dass die Klausel vor Gericht keinen Bestand hat.

Haben Sie keine Hemmungen, hier nachzufragen. Ein seriöser Makler wird Ihnen transparent erklären können, welche Kosten im Einzelnen gemeint sind. Und behalten Sie im Hinterkopf: Der Makler trägt die Beweislast für die Höhe seiner Aufwendungen. Im Streitfall muss er jede einzelne Position darlegen und mit Belegen nachweisen. Pauschale Behauptungen wie „Ich hatte 20 Stunden Aufwand" reichen nicht aus. Kann der Makler seine Kosten nicht konkret beziffern und belegen, geht er leer aus.

Praxistipps für Makler

Als Makler stehen Sie vor der Herausforderung, Ihre berechtigten Interessen abzusichern, ohne dass Ihre Klausel vor Gericht kippt. Formulieren Sie den Aufwendungsersatz so konkret wie möglich. Am besten erstellen Sie ein Leistungs- und Preisverzeichnis, in dem Sie einzeln aufführen, welche Positionen Sie abrechnen — etwa Inseratskosten pro Anzeige, Fahrtkosten pro Kilometer oder Kosten für Fotografen und Grundrisszeichnungen.

Dokumentieren Sie Ihre Ausgaben sorgfältig mit Belegen. Verzichten Sie in den AGB auf pauschale Beträge, die sich an einem Bruchteil der Provision orientieren. Und machen Sie sich klar: Den eigenen Zeitaufwand, Ihre Büromiete und Personalkosten können Sie nicht auf den Kunden abwälzen. Das gehört zu Ihrem unternehmerischen Risiko.

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