Selbstverwaltung

Was genau bedeutet Selbstverwaltung einer WEG?

Selbstverwaltung bedeutet, dass die Wohnungseigentümer sämtliche Verwaltungsaufgaben in Eigenregie übernehmen, statt eine professionelle Hausverwaltung damit zu beauftragen. Die gesetzliche Grundlage dafür findet sich in § 18 Abs. 1 WEG: Danach obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer — also Ihnen allen gemeinsam. Ein externer Verwalter ist vom Gesetz her nicht zwingend vorgeschrieben.

In der Praxis unterscheidet man dabei zwei Spielarten. Bei der echten Selbstverwaltung hat die WEG keinen Verwalter bestellt — sie gilt als „verwalterlos". Alle Eigentümer kümmern sich gemeinschaftlich um die anfallenden Aufgaben. Bei der unechten Selbstverwaltung hingegen wird ein Miteigentümer per Beschluss zum internen Verwalter bestellt. Rechtlich macht das einen erheblichen Unterschied, denn dieser interne Verwalter unterliegt denselben gesetzlichen Pflichten wie ein externer Profi.

Echte Selbstverwaltung: Gemeinsam ohne Verwalter

Bei der echten Selbstverwaltung ist die Gemeinschaft komplett verwalterlos. Kein einzelner Eigentümer trägt die Hauptverantwortung — stattdessen verteilen Sie die Aufgaben untereinander. In der Praxis geschieht das häufig über einen Geschäftsverteilungsplan, den die Eigentümerversammlung beschließt. Darin legen Sie fest, wer sich etwa um die Finanzen kümmert, wer Handwerker koordiniert und wer die Versammlung einberuft.

Dieses Modell funktioniert vor allem bei kleinen Gemeinschaften, in denen sich alle Beteiligten gut kennen und regelmäßig austauschen. Nach dem Gesetz können WEGs mit bis zu acht Sondereigentumseinheiten verwalterlos bleiben, ohne dass einzelne Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters verlangen können — sofern nicht mindestens ein Drittel der Eigentümer dies fordert (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG).

Unechte Selbstverwaltung: Ein Eigentümer übernimmt das Ruder

Bei der unechten Selbstverwaltung bestellen die Eigentümer per Beschluss einen Miteigentümer als internen Verwalter. Diese Person übernimmt dann die kompletten Verwaltungsaufgaben und erhält dafür in der Regel eine Aufwandsentschädigung oder Vergütung. Rechtlich betrachtet steht dieser interne Verwalter einem externen Verwalter in nichts nach: Die Pflichten aus dem WEG gelten für ihn genauso.

Hier lauert allerdings eine Stolperfalle. Sobald der interne Verwalter eine Vergütung erhält, die über eine reine Aufwandsentschädigung hinausgeht, kann eine gewerbliche Tätigkeit vorliegen. Dann greifen unter Umständen die Vorschriften der Gewerbeordnung (§ 34c GewO) mit Erlaubnispflicht und Berufshaftpflichtversicherung. Bei WEGs mit neun oder mehr Sondereigentumseinheiten kommt außerdem die Pflicht zur Zertifizierung ins Spiel.

Was hat die WEG-Reform 2020 verändert?

Die WEG-Reform (WEMoG), die am 1. Dezember 2020 in Kraft trat, hat die Selbstverwaltung an mehreren Stellen beeinflusst. Die wichtigste Neuerung betrifft die Vertretung der Gemeinschaft nach außen. Gemäß § 9b Abs. 1 Satz 2 WEG gilt: Hat die Gemeinschaft keinen Verwalter, wird sie durch alle Wohnungseigentümer gemeinschaftlich vertreten — gerichtlich wie außergerichtlich.

Das klingt zunächst unkompliziert, erweist sich in der Praxis aber als echte Hürde. Denn für jedes Rechtsgeschäft müssen sämtliche Eigentümer mitwirken. Einen Wartungsvertrag unterschreiben, eine Versicherung abschließen, vor Gericht auftreten — das alles geht nur gemeinsam. Ist auch nur ein Eigentümer nicht erreichbar oder verweigert seine Mitwirkung, droht Handlungsstillstand.

Vertretung vor Gericht: Was der BGH klargestellt hat

Ein besonderes Problem entsteht, wenn in einer verwalterlosen WEG ein Eigentümer die Gemeinschaft verklagt oder von ihr verklagt wird. Denn nach der Reform richtet sich jede Klage gegen die Gemeinschaft als solche — nicht mehr gegen die einzelnen Miteigentümer. Der klagende Eigentümer stünde also auf beiden Seiten des Verfahrens, was prozessrechtlich unzulässig ist.

Der Bundesgerichtshof hat dieses Dilemma 2022 in zwei Entscheidungen gelöst (BGH V ZR 202/21 und BGH V ZR 180/21). Die Lösung: In solchen Fällen wächst die Vertretungsmacht den übrigen, nicht am Rechtsstreit beteiligten Eigentümern zu. Bleibt nur noch ein einziger vertretungsbefugter Eigentümer übrig, vertritt dieser die Gemeinschaft allein. Die Bestellung eines Prozesspflegers ist nicht erforderlich. Für selbstverwaltende Gemeinschaften war das eine erhebliche Erleichterung.

Welche Aufgaben kommen auf Sie zu?

Wer seine WEG selbst verwaltet, übernimmt das volle Programm einer professionellen Hausverwaltung. Das beginnt bei der Einberufung und Durchführung der Eigentümerversammlung: Einladungen verschicken, Tagesordnung aufstellen, Versammlung leiten, Beschlüsse protokollieren. Die gesetzliche Einladungsfrist von mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 Satz 2 WEG) muss eingehalten werden, sonst riskieren Sie anfechtbare Beschlüsse.

Dazu kommt die kaufmännische Verwaltung: Wirtschaftsplan erstellen, Jahresabrechnung anfertigen, Hausgeld einziehen, Rücklagen verwalten, Kontoführung übernehmen. Und schließlich die technische Verwaltung: Instandhaltungsmaßnahmen planen, Handwerker beauftragen und überwachen, Wartungsverträge abschließen, Versicherungen verwalten. Rechnen Sie damit, dass all das zusammen einen erheblichen Zeitaufwand bedeutet — vor allem, wenn Sie sich erst in die Materie einarbeiten müssen.

Vorteile der Selbstverwaltung

Der offensichtlichste Vorteil liegt auf der Hand: Sie sparen die Verwaltergebühren. Je nach Region und Anlagengröße sind das schnell mehrere Hundert Euro pro Einheit und Jahr, die in der Gemeinschaftskasse bleiben. Darüber hinaus behalten Sie die volle Kontrolle über alle Entscheidungen und Ausgaben. Kein Verwalter, der eigenmächtig Aufträge vergibt oder Prioritäten setzt, die nicht Ihren Interessen entsprechen.

Entscheidungen fallen in der Selbstverwaltung oft schneller und unkomplizierter, weil der Umweg über eine externe Verwaltung entfällt. Gerade in kleinen Gemeinschaften, in denen sich alle Eigentümer persönlich kennen, stärkt die gemeinsame Verwaltung außerdem das Gemeinschaftsgefühl und die Identifikation mit der Immobilie.

Risiken und typische Fallstricke

Auf der anderen Seite stehen erhebliche Risiken. Das gravierendste: Fehlendes Fachwissen. Das Wohnungseigentumsrecht ist komplex, und bei Fehlern in der Jahresabrechnung, bei der Beschlussfassung oder bei der Durchführung von Baumaßnahmen können finanzielle Schäden und Haftungsrisiken entstehen. Anders als ein professioneller Verwalter verfügen die meisten Eigentümer weder über juristische noch über kaufmännische Spezialkenntnisse.

Ohne einen neutralen Verwalter als Mittler können Konflikte zwischen den Eigentümern leichter eskalieren. Wer den Geschäftsverteilungsplan übernimmt, steht schnell zwischen den Fronten — und haftet im Zweifelsfall persönlich für Verwaltungsfehler. Eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung ist daher dringend zu empfehlen, wird aber von Versicherern für Laienverwalter nicht immer problemlos angeboten.

Wann die Selbstverwaltung scheitert

Erfahrungsgemäß funktioniert die Selbstverwaltung dort am besten, wo die Eigentümer im selben Haus wohnen, sich gut verstehen und bereit sind, Zeit und Energie zu investieren. Sobald einzelne Eigentümer auswärts leben, kein Interesse an der Mitarbeit zeigen oder die Gemeinschaft über mehr als acht bis zehn Einheiten hinauswächst, wird es erfahrungsgemäß schwierig.

Auch der Fachkräftemangel in der Branche spielt eine Rolle: Viele WEGs landen nicht freiwillig in der Selbstverwaltung, sondern weil ihre bisherige Hausverwaltung das Mandat niedergelegt hat und sich kein Nachfolger findet. In solchen Fällen sollte der verwalterlose Zustand als Übergangslösung betrachtet werden. Denn jeder einzelne Eigentümer hat nach § 18 Abs. 2 WEG einen Anspruch auf ordnungsmäßige Verwaltung — und kann notfalls über eine Beschlussersetzungsklage (§ 44 WEG) die Bestellung eines Verwalters gerichtlich durchsetzen.

Zertifizierter Verwalter und Selbstverwaltung

Seit dem 1. Dezember 2023 gehört die Bestellung eines zertifizierten Verwalters nach § 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Für selbstverwaltende Gemeinschaften bedeutet das: In WEGs mit neun oder mehr Sondereigentumseinheiten kann grundsätzlich jeder Eigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Die Selbstverwaltung durch einen Miteigentümer ohne Zertifizierung wäre dann nicht mehr ordnungsmäßig.

Die Ausnahme greift nur, wenn alle drei Voraussetzungen gleichzeitig vorliegen: Die Anlage hat weniger als neun Sondereigentumsrechte, ein Wohnungseigentümer wurde zum Verwalter bestellt, und weniger als ein Drittel der Eigentümer verlangt einen zertifizierten Verwalter. Größere Gemeinschaften, die auf Dauer ohne professionelle Verwaltung auskommen wollen, sitzen hier am kürzeren Hebel.

Praktische Tipps für die Selbstverwaltung

Falls Sie sich für die Selbstverwaltung entscheiden, sollten Sie einige Dinge von Anfang an richtig aufsetzen. Beschließen Sie einen klaren Geschäftsverteilungsplan mit konkreten Zuständigkeiten. Nutzen Sie eine Verwaltungssoftware, denn Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen lassen sich kaum seriös mit Excel bewerkstelligen. Legen Sie Wert auf eine lückenlose Dokumentation aller Beschlüsse, Verträge und Abrechnungen.

Holen Sie sich bei komplexen Themen wie Bausanierungen oder Rechtsstreitigkeiten fachkundige Unterstützung von Anwälten, Steuerberatern oder Sachverständigen. Die Kosten dafür sind in der Regel deutlich geringer als die einer Vollverwaltung und schützen Sie vor teuren Fehlern. Und scheuen Sie sich nicht, regelmäßig zu prüfen, ob die Selbstverwaltung für Ihre Gemeinschaft noch das richtige Modell ist — oder ob der Zeitpunkt gekommen ist, professionelle Hilfe ins Boot zu holen.

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