Herausgabepflicht des Verwalters

Was bedeutet die Herausgabepflicht genau?

Sobald ein WEG-Verwalter aus dem Amt scheidet — sei es durch Abberufung, Ablauf der Bestellzeit oder eigene Amtsniederlegung — greift die gesetzliche Herausgabepflicht. Der Verwalter muss der Wohnungseigentümergemeinschaft (GdWE) alles zurückgeben, was er im Rahmen seiner Tätigkeit erhalten oder selbst erstellt hat. Das ergibt sich aus § 667 BGB in Verbindung mit § 675 BGB. Dort heißt es sinngemäß: Der Beauftragte muss dem Auftraggeber alles herausgeben, was er zur Ausführung des Auftrags erhalten und was er aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat. Für den WEG-Verwalter als Geschäftsbesorger der Eigentümergemeinschaft gilt das ohne Einschränkung.

Welche Unterlagen sind herauszugeben?

Der Umfang der Herausgabepflicht ist bewusst weit gefasst. Die Gerichte legen hier einen großzügigen Maßstab an. Herauszugeben sind sämtliche Verwaltungsunterlagen, die sich auf das gemeinschaftliche Eigentum beziehen. Dazu gehören die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung mit Aufteilungsplänen, die vollständige Eigentümerliste, alle Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne, Versammlungsprotokolle und die Beschlusssammlung, die gesamte Buchhaltung einschließlich Kontoauszügen, Rechnungen und Belegen, Übersichten über Forderungen und Verbindlichkeiten der WEG sowie Hausgeldrückstände einzelner Eigentümer. Auch sämtliche laufenden Verträge gehören dazu — von Versicherungspolicen über Wartungsverträge bis hin zu Dienstleistungs- und Hausmeisterverträgen. Gab es Sanierungs- oder Bauprojekte, erstreckt sich die Pflicht ebenso auf alle diesbezüglichen Bauunterlagen.

Papier und digital — beides zählt

Eine wichtige Klarstellung hat das Amtsgericht Böblingen (Urteil vom 17.09.2024, Az. 11 C 367/24 WEG) geliefert: Die Herausgabepflicht beschränkt sich keineswegs auf Papierakten. Auch elektronisch gespeicherte Daten sind vollständig herauszugeben — also E-Mails, Dateien aus dem Verwaltungsprogramm und sonstige digital erstellte oder empfangene Dokumente. Die Übergabe kann auf physischen Datenträgern, per E-Mail oder durch Online-Datentransfer erfolgen. Selbst Unterlagen, die der Verwalter eigenständig am Computer angelegt hat, gehören der Gemeinschaft. Lediglich rein private Notizen des Verwalters sind ausgenommen. Das Landgericht Itzehoe (Urteil vom 22.07.2014, Az. 11 S 62/13) hatte schon zuvor entschieden, dass am Computer erstellte Unterlagen nicht bloß als Ausdruck, sondern unentgeltlich auf einem Datenträger zu übergeben sind.

Wer hat den Anspruch — und gegen wen?

Anspruchsinhaberin ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) als teilrechtsfähiger Verband. Nicht der einzelne Eigentümer hat den Herausgabeanspruch, sondern die Gemeinschaft insgesamt. In der Praxis wird die GdWE dabei regelmäßig durch den neuen Verwalter vertreten. Der ausgeschiedene Verwalter muss die Unterlagen also an seinen Nachfolger herausgeben. Gibt es noch keinen neuen Verwalter, kann auch der Verwaltungsbeirat oder ein von der Eigentümerversammlung bevollmächtigter Eigentümer die Herausgabe verlangen.

Holschuld — Sie müssen die Unterlagen abholen

Hier kommt ein Punkt, der in der Praxis oft für Überraschung sorgt: Die Herausgabe ist eine sogenannte Holschuld. Das bedeutet, der ehemalige Verwalter muss die Unterlagen nicht zum neuen Verwalter bringen oder versenden. Er stellt sie an seinem Geschäftssitz geordnet, vollständig und abholfähig zur Abholung bereit. Der neue Verwalter muss sich die Unterlagen dort abholen. Das gilt nach § 269 BGB, weil der Leistungsort grundsätzlich am Sitz des Schuldners liegt. Bei großer räumlicher Entfernung zwischen alter und neuer Verwaltung kann das durchaus eine logistische Herausforderung werden.

Kein Zurückbehaltungsrecht — auch nicht bei offenen Rechnungen

Einer der wichtigsten Grundsätze: Dem ausgeschiedenen Verwalter steht kein Zurückbehaltungsrecht an den Verwaltungsunterlagen zu. Das gilt selbst dann, wenn die Eigentümergemeinschaft ihm noch Geld schuldet — etwa offene Vergütungsansprüche oder Aufwendungsersatz. Das OLG Hamm (Beschluss vom 22.07.2007, Az. 15 W 181/06) hat das ausdrücklich klargestellt. In der Praxis nutzen manche Verwalter genau dieses Argument als Druckmittel: „Erst das Geld, dann die Unterlagen." Darauf müssen Sie sich als Eigentümergemeinschaft nicht einlassen. Auch für die eigene Rechtsverteidigung — etwa bei einer Anfechtung des Abberufungsbeschlusses — darf der Alt-Verwalter keine Unterlagen einbehalten. Er hat stattdessen ein Einsichtsrecht beim neuen Verwalter und darf vor der Übergabe Kopien anfertigen — allerdings mit Einschränkungen. Dieses Recht bezieht sich auf Unterlagen, die der Alt-Verwalter zur Verfolgung eigener berechtigter Ansprüche benötigt, etwa zur Durchsetzung offener Vergütungsansprüche oder zur Verteidigung in einem Rechtsstreit. Ein umfassendes Kopierrecht zur Anfertigung eines vollständigen Duplikats sämtlicher Verwaltungsunterlagen besteht hingegen nicht. Die Anfertigung von Kopien muss sich auf die konkret benötigten Dokumente beschränken.

Was tun, wenn der Verwalter mauert?

Leider gehört die schleppende oder verweigerte Unterlagenherausgabe zum Alltag vieler Eigentümergemeinschaften. Manchmal steckt Verärgerung über die Abberufung dahinter, manchmal schlichte Nachlässigkeit. Der erste Schritt ist eine schriftliche Fristsetzung — und zwar eine kurze, denn die Angelegenheit ist dringlich. Reagiert der ehemalige Verwalter nicht, bleibt der Eigentümergemeinschaft der Klageweg beim zuständigen Amtsgericht (Abteilung für Wohnungseigentumssachen am Belegenheitsort der Anlage, § 43 Abs. 2 Nr. 3 WEG). Bei besonderer Eilbedürftigkeit kommt auch eine einstweilige Verfügung in Betracht. Unterschätzen Sie dabei nicht Ihre Druckmittel: Verletzt der ehemalige Verwalter seine Herausgabepflicht schuldhaft und entstehen der Gemeinschaft dadurch zusätzliche Kosten — etwa weil der neue Verwalter ohne Unterlagen keine Abrechnung erstellen kann oder Fristen versäumt werden —, drohen dem Alt-Verwalter Schadensersatzansprüche. Diese können neben der Herausgabeklage geltend gemacht werden und erhöhen den wirtschaftlichen Druck erheblich.

Die Stufenklage als wirksames Instrument

Ein besonders praktisches Werkzeug ist die sogenannte Stufenklage nach § 260 BGB. Sie kommt dann zum Einsatz, wenn unklar ist, welche Unterlagen der Verwalter überhaupt noch besitzt. Auf der ersten Stufe verlangt die Gemeinschaft Auskunft über den Bestand der Verwaltungsunterlagen. Der Verwalter muss dann ein Verzeichnis vorlegen. Auf der zweiten Stufe folgt die eigentliche Herausgabeklage auf Basis der erteilten Auskunft. Bestehen begründete Zweifel an der Vollständigkeit, kann die Gemeinschaft zudem eine eidesstattliche Versicherung verlangen, dass die Angaben richtig und vollständig sind.

Der Auskunftsanspruch als eigenständiges Recht

Neben der Stufenklage steht der Eigentümergemeinschaft auch ein selbstständiger Auskunftsanspruch aus § 666 BGB zu. Dieser Anspruch ist unabhängig von einer Herausgabeklage und muss nicht zwingend im Wege der Stufenklage geltend gemacht werden. Der ausgeschiedene Verwalter schuldet der Gemeinschaft auf Verlangen jederzeit Auskunft über den Stand der Geschäftsbesorgung — etwa über noch unerledigte Vorgänge, offene Posten oder im Verwaltungsprogramm gespeicherte Daten. In der Praxis erweist sich dieser eigenständige Auskunftsanspruch als wertvolles Werkzeug, wenn die Gemeinschaft zunächst nur einen Überblick braucht, ohne gleich die gesamte Herausgabe einzuklagen.

Was die WEG-Reform 2020 geändert hat

Durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), das am 1. Dezember 2020 in Kraft trat, ist die Abberufung des Verwalters deutlich erleichtert worden. Nach § 26 Abs. 3 WEG kann der Verwalter jederzeit ohne Angabe von Gründen abberufen werden. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Diese sechs Monate sind allerdings eine Obergrenze — der Vertrag kann auch früher enden, wenn das vertraglich so vereinbart ist oder der Verwalter dem zustimmt. Vereinbarungen, die diese Frist über sechs Monate hinaus verlängern, sind unwirksam. Das hat indirekt auch Auswirkungen auf die Herausgabepflicht: Verwalterwechsel kommen häufiger vor, und damit steigt auch das Konfliktpotenzial rund um die Übergabe. Für Eigentümergemeinschaften empfiehlt es sich deshalb, bereits bei der Bestellung des neuen Verwalters einen Ermächtigungsbeschluss zu fassen, der den neuen Verwalter berechtigt, die Herausgabe notfalls gerichtlich durchzusetzen.

Praxistipps für Eigentümer

Rechnen Sie damit, dass die Übergabe nicht reibungslos verläuft — und bereiten Sie sich vor. Lassen Sie den neuen Verwalter bei der Abholung ein detailliertes Übergabeprotokoll erstellen, das festhält, welche Unterlagen in welchem Umfang übergeben wurden. Prüfen Sie zeitnah die Vollständigkeit. Fehlen wesentliche Dokumente, setzen Sie dem Alt-Verwalter umgehend eine kurze Frist. Und haben Sie keine Hemmungen, bei Verweigerung zügig rechtliche Schritte einzuleiten: Die Gerichte kennen diese Fälle und entscheiden regelmäßig zugunsten der Eigentümergemeinschaft. Der neue Verwalter ist seinerseits verpflichtet, etwaige Schadensersatzansprüche gegen seinen Vorgänger zu prüfen und nötigenfalls geltend zu machen — versäumt er das, kann er selbst in die Haftung geraten.

Verjährung des Herausgabeanspruchs

Der Herausgabeanspruch aus § 667 BGB unterliegt der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren nach §§ 195, 199 BGB. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und die Gemeinschaft davon Kenntnis erlangt hat. Warten Sie also nicht zu lange mit der Geltendmachung. Schadensersatzansprüche wegen nicht oder unvollständig herausgegebener Unterlagen verjähren ebenfalls in drei Jahren, wobei vertragliche Verkürzungen auf unter drei Jahre bei Vorsatz unwirksam sind.

Sehen Sie auch unter [Abberufung des Verwalters], [Verwalterwechsel], [Beschlusssammlung] und [Verwaltervertrag].